График отпусков 2021 | как составить, каким должен быть

Апрель
Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	Сб	Вс
1	2	3	4	5	6	7
8	9	10	11	12	13	14
15	16	17	18	19	20	21
22	23	24	25	26	27	28
29	30

Содержание

1 Сроки составления
2 Порядок формирования
3 Чьи интересы обязательно учесть
4 Форма документа
5 Возможные нарушения

График отпусков – ежегодно формируемый организациями и ИП документ, который содержит сведения об очередности и продолжительности отдыха каждого работника. Важно знать, как составить его в 2021 году, чтобы впоследствии вовремя начислить отпускные, избежать путаницы по поводу отсутствия на рабочих местах сотрудников и торможения рабочего процесса.

Сроки составления

Ст. 123 Трудового кодекса РФ закреплена необходимость утверждения графика отпусков максимум за две недели до года, в отношении которого он составляется. То есть на 2021 год документ должен быть подписан до 17 декабря 2020 года. Поскольку это будет четверг, никаких переносов крайних дат не предусмотрено. Кроме того, законодательство не запрещает оформлять документ в более ранние сроки. Фактическая дата его составления обязательно указывается в соответствующей графе.

В случае составления документа после указанного крайнего срока возникает риск быть оштрафованным инспекцией по труду. Ответственность регламентируется ст. 5.27 КоАП РФ и предусматривает штрафные санкции:

для ИП: 1000-5000 руб.;
для должностного лица: 1000-5000 руб. или предупреждение;
для организации: 30 000-50 000 руб.

Документ с информацией об отпусках относится к обязательным для всех работодателей. Штраф за его отсутствие аналогичен ответственности за нарушение сроков составления.

Порядок формирования

Процедура составления графика отпусков на 2021 году будет выглядеть примерно так:

Опросить работников о желаемых датах отдыха. Прежде всего следует учесть интересы льготных категорий и потребности самой организации, чтобы не отправить одновременно на отдых всех специалистов одного профиля.
Составить предварительные графики по подразделениям компании с учетом пожеланий работников, их взаимозаменяемости, сезонных нагрузок и других особенностей работы. Этот вопрос может быть поручен руководителям подразделений, которые лучше всего владеют данной информацией.
Обработать полученные сведения в кадровой службе с формированием окончательного графика.
Передать на утверждение руководителю и ознакомление персоналу.

Чьи интересы обязательно учесть

Перед тем, как составить окончательный график отпусков на 2021 год, работодатель обязан учесть интересы ряда сотрудников так называемых льготных категорий, которые имеют законное право выбирать удобные даты отдыха. К ним относятся лица, которые:

не достигли совершеннолетия;
являются родителями более трех детей до 12-летнего возраста или одним из родителей несовершеннолетнего ребенка-инвалида;
имеют жену, находящуюся в декретном отпуске;
получили статус чернобыльцев, ветеранов боевых действий, инвалидов войны, Героев СССР или РФ и пр.
являются почетными донорами, кавалерами ордена Славы или Трудовой Славы.

Работающие по совместительству лица также имеют право на отдых одновременно с предоставляемым по основному месту работы, а супруги военнослужащих – в отпускной период второго супруга.

Учесть пожелания абсолютно всех работников обычно нет возможности, тем более, что большинство хочет отдыхать летом. Как вариант можно предоставлять отпуск частями (с продолжительностью одной из них не менее 14 дней), которые будут отражены в графике отдельными строками. Но предварительно нужно получить письменное согласие о таком разделении от самого работника.

Форма документа

Законом строго не регламентировано, каким по форме должен быть график отпусков на 2021 год. До 2013 года для его оформления использовался унифицированный бланк Т-7. Теперь каждая компания вправе использовать собственный вариант документа. Удобнее всего его оформить в виде таблицы, куда вносятся следующие сведения:

о работодателе;
о самом документе: название, порядковый номер, дата утверждения и год, на который составляется;
о наименованиях отделов, структурных подразделений;
о сотрудниках: должность (по данным штатного расписания), ФИО, табельный номер.
об отпусках: продолжительности, запланированных и фактических датах, переносах (с указанием соответствующего документа-основания и измененных дат).

На окончательном варианте графика отпусков должны стоять подписи начальника отдела кадров и руководителя компании или уполномоченного ним сотрудника. Далее с документом ознакамливается персонал, подтверждая этот факт распиской. Для оформления последней можно внести соответствующую графу в сам график или сделать так называемый лист ознакомления. Он представляет собой документ в свободной форме, где каждый сотрудник ставит дату информирования о времени своего отдыха и подпись.

Возможные нарушения

После составления документа следует проверить его на следующие возможные ошибки:

Включение не всех работников. Важно не забыть о работающих по совместительству лицах и женщинах, которые в 2021 году вернутся к работе из декрета.
Внесение неполной информации. В документе указываются сведения об основных и дополнительных отпусках каждого сотрудника, а также предыдущих неиспользованных периодах. Но не вносятся даты отдыха без сохранения заработной платы, а также связанные с обучением, беременностью и родами, уходом за ребенком.
Отсутствие согласования с профсоюзным органом (при наличии такового). Последний должен обязательно одобрить проект графика отпусков или предложить свои корректировки. Иначе работодатель утверждает документ вместе с протоколом разногласий, который профсоюз вправе обжаловать в суде или госинспекции по труду.
Отсутствие изменений (при факте их существования). График обязательно корректируется при переносе дат отдыха, отзыве из отпуска или приеме новых работников в течение года. В последнем случае допускается оформить отдельное приложение или попросить заявление от новичка. На его основании работодатель издает приказ о предоставлении отпуска, а соответствующие сведения вносятся в личную карту работника.

Читайте также:

Комментировать